MANUEL RADOVANOVIĆ : Majstorisanje u Microsoft Excel-u, pravilan unos podataka u tabele i osnovno formatiranje ćelija

Pretpostavljamo da imate instaliran Microsoft Office u vašem računaru; ukoliko to nije slučaj pogledajte ovde šta je Microsoft Office i kako se instalira. Isto tako pre početka Microsoft Excel tutorijala, poželjno je da pređete tutorijal Microsoft Word kancelarijskog programa. Pogledajte ovde; jer upravo taj tutorijal predstavlja učenje najosnovniji mnogobrojni alatki koje takođe koristite i u drugim kancelarijskim programima Microsoft Office-a i predstavljaju standard. To jednostavno znači, ako znate da radite u Microsoft Word-u onda već znate i neke stvari koje isto funkcionišu u Microsoft Excel-u. Ako ste prešli sve to; pogledajte prethodnu prvu lekciju Microsoft Excel-a ovde, gde ćete se upoznati sa time šta je Microsoft Excel i kako da počnete da ga koristite. Takođe, ako vam nešto nije jasno, molim vas pitajte; ostavite neki komentar. Čak i programer može uzeti neki deo kôda sa Internet-a i staviti ga u svoj projekat ako radi; ali neće mrdnuti ni za liniju kôda više ukoliko ne razume zašto i kako taj isti kôd funkcioniše. I budite sigurni za ono što ne razume; on će postaviti isto pitanje na desetine veb sajtova i izvrnuti celi Internet dok mu ne bude sve u potpunosti jasno. Tako i vi treba da razmišljate i učite. Ostalo je sve stvar discipline i napredovanja korak po korak. I najvažnije je da pratite tutorijal i odradite sve ono što radimo. Tako se stiču odlične navike i sve se duže pamti.

( Formatiranje kolone Student ID, menjanje boje fontu )

U prošloj lekciji ste savladali kako da započnete kreiranje tabele koja bi predstavljala neku sličnost sa To Do listom u kojoj smo pisali spisak stvari koju smo pisali, radili i učili. U ovoj drugoj lekciji ćemo detaljno objasniti osnovne alatke na Home panel - Home kartici i Ribbon traci - trake sa alatkama. Prvi pogled na ovu traku će vam delimično biti poznat jer ima dosta sličnosti sa istom trakom koju ima i kancelarijski program Microsoft Word. Ali namena im je potpuno ista. Služe za formatiranje i stilizovanje. Međutim, neke od alatki možete koristiti samo u Microsoft Excel-u i možete biti sigurni da baš te iste alatke imaju izuzetnu svrhu i često se koriste. Iako nećemo moći primeniti i praktično na jednoj tabeli sve alatke i mogućnosti koji se upravo nalaze na Home panel traci sa alatkama u ovoj lekciji; definitivno ćemo započeti da kreiramo i radimo na tabeli najosnovnija formatiranja pre svega Cells – ćelija u tabeli pa i cele tabele. Imajte u vidu da sve što radimo u tutorijalu i vi takođe treba da to odradite, jer neke od tabela koje sada kreirate možete koristiti i u budućim lekcijama kako bi ste iste nadogradili boljim i većim mogućnostima. Microsoft Excel vam zaista nudi neverovatne stvari koje možete da uradite sa bilo kojom kompleksnošću po pitanju bilo kakve vrste proračuna, tabela i grafikona. Ali i ono što ne slutite. Microsoft Excel vam pomaže i tako što sam može da ispuni neke podatke koje unosite u tabele, bilo da su ti podaci isti i treba da se ponavljaju ili da postoji neki šablon po kojem se redosledu unose u neku kolonu. Zato je najbolje da pređemo na praktičan deo da i sami vidite kako to sve funkcioniše.

Kako da zaštitim lozinkom svoju radnu svesku?

S obzirom da smo se u prošloj lekciji isključivo ograničili na početak rada u Microsoft Excel-u; sada možemo da počnemo i da učimo nove stvari i nadograđujemo se na već naučeno. Za razliku od Microsoft Word-a, čija upotreba ređe zahteva da zaključavate dokumenat; kad je u pitanju korišćenje Microsoft Excel-a; to baš nije slučaj jer većina podataka koji se obrađuju u ovom kancelarijskom programu je finansijske prirode. Iako sama zaštita Microsoft Excel dokumenta na nivou ovog programa nije dovoljna, od nje se definitivno počinje i sprečava radoznale poglede u vaše finansije. Zato prvo da vidimo kako se zaključava ili šifruje Microsoft Excel dokument.

( General Options - dialog forma za zaštitu dokumenta lozinkom ili read-only svojstvom )

Pokrenite Microsoft Excel, kliknite na Blank workbook; zatim na dugme Save -> Browse -> Save As i u istoj formi; preciznije na njenom dnu; otvorite ComboBox sa nazivom Tools i kliknite na stavku General Options… na padajućem meniju. Otvoriće vam se mala dialog forma General Options. Pogledajte prethodnu sliku. Prvo što možete da uradite jeste da označite opciju Always create backup da bi se automatski napravila rezervna kopija fajla pre nego što postaviš lozinku. Ova rezervna kopija je korisna ako zaboravite lozinku ili imate problema s pristupom fajlu nakon postavljanja lozinke. Ako je navedena opcija označena, Microsoft Excel će sačuvati kopiju fajla bez lozinke pod istim imenom, ali sa ekstenzijom *.wbk . Ovo pruža dodatnu sigurnost, ali istovremeno zauzima više prostora na disku zbog dodatne kopije fajla. Ako ste sigurni u svoju lozinku i ne očekujete da ćete zaboraviti istu, možete ostaviti ovu opciju neoznačenom kako bi ste smanjili veličinu fajla. Mi ćemo je ostaviti neoznačenom. U prvom TextBox-u napišite jednostavnu lozinku koja se lako pamti i u drugom je ponovite. Opciju Read-Only recommended ostavite neoznačenu. Kada bi korisnik otvorio fajl koji označava ovu opciju; ali bez postavljene lozinke; Microsoft Excel bi obavestio korisnika o preporuci da otvori fajl samo za čitanje, ali bi im dozvolio da ga ipak otvore i izmene. Ako korisnik pokuša sačuvati izmene, bilo bi mu ponuđeno da sačuva fajl pod drugim imenom, tako da originalni fajl ostane sačuvan samo za čitanje. Ova opcija je korisna kada želite pružiti određeni nivo zaštite, ali i omogućiti korisnicima da, ako žele, ipak naprave izmene i sačuvaju ih pod drugim imenom. Pritisnite dugme OK. Ponovite lozinku, pa je opet ponovite. Zatim pronađite direktorijum microsoft_excel_tutorial i sačuvajte u njemu fajl pod nazivom 02. Correct Data Entry into Tables. Sad zatvorite fajl i ponovo ga otvorite. Pojaviće vam se dialog forma Password, koja će vas obavestiti da je fajl zaštićen i tražiće vam lozinku.

( Password dialog forma koja se pojavljuje prilikom zaštićenog Microsoft Excel dokumenta )

Kako se kreira i formatira tabela u Microsoft Excel-u?

Pre nego što kreirate i počnete da formatirate podatke u nekoj tabeli, neophodno je da imate predstavu o tome kakvu tabelu kreirate i koje nazive kolona tabela treba da ima. Počnite sa naslovom u ćeliji B2.

IQKoder - Virtual Programming School

Napišite sledeće nazive kolona u ćelijama od B3 do I3.

Postavite pravilno miš na Headers - zaglavlje za nazive kolona i razvucite kolone u desnu stranu dovoljno da se vide u potpunosti svi nazivi. Zatim u kolonama First Name i Last Name unesite sledeća imena:

Dorian   Gray
Brennan Jackson
Stacey   Chan
Nicole   Dudley
Jack   Brock
Reed   Cote
Ann   Houston
Gavin Horne
Alden Kirby
Lisa   Rosales

Popunite kolonu Code na sledeći način, ali obratite pažnju na brzo popunjavanje. Šta to znači? To znači čim počnete unositi sledeće podatke:

DOGR
BRJA
STCH
…

Microsoft Excel će uočiti šablon po kojima pišete navedene kodove i sam će vam ponuditi ispiše celu kolonu ili što bi mi rekli brzo popunjavanje. Kad vam se ovo ponudi, dovoljno je da pritisnete tipku Enter i cela kolona umesto vas će se automatski ispisati. To je odlično jer na ovaj način štedite vreme i izbegavate i da pravite greške prilikom unosa podataka u kolonu. Isto tako obratite pažnju da Microsoft Excel prepoznaje format vašeg koda i sam ga kreira. Pogledajmo sad sledeću automatizaciju. U koloni Student ID ukucajte u B4 i B5 brojeve 1 i 2. Selektujte obe ćelije, zatim obratite pažnju da u desnom donjem uglu selekcije označenu zelenim okvirom, ugledate crni pokazivač miša u obliku + krsta i sa njim produžite zeleni okvir selekcije od ćelije B4 sve do B13. Cela kolona će se sama ispuniti brojevima od 1 do 10.

( AutoFill - automatsko brzo popunjavanje brojeva od 1 do 10 u koloni Student ID )

Zatim unesite sledeće podatke u tabelu:

Programming Language    Exam 1  Exam 2  Exam 3
C#           68           77           53
C#           89           93           92
C++        93           93           94
Python                                 75           60           54
Java       88           81           80
Java       90           88           90
C++        68           78           95
Python                                 90           96           96
C#           62           67           69
Python                                82           68           79

Selektujte kolonu Programming Language i u traci sa alatkama, u Alignment panelu – poravnanje, kliknite na dugme Center i na taj način centrirajte sav kontent navedene kolone. Ukoliko ste sve uspeli da odradite sve zadatke kako treba, dobili ste zamišljenu tabelu bez formatiranja. Sad kad imate ispisane podatke; možete se posvetiti formatiranju tabele i estetici.

( Neformatirani podaci pre kreiranja tabele i formatiranja iste )

Koje panele i alatke sadrži traka alatki na Home kartici?

Ukoliko obratite pažnju na Ribbon - traku sa alatkama; videćete da se ona deli na čak 7 grupa alatki ili bolje rečeno panela.

Clipboard – alatke za kopiranje, isecanje i lepljenje selektovanog teksta, ćelija, kolona, redova, tabela itd.

Font – alatke koje omogućavaju menjanje fonta, njegove veličine, boje, pozadinske boje itd. Obratite pažnju na dugme sa padajućim menijem Borders. Ovim stavkama možete sami da crtate i menjate linije u tabelama sa kojima kreirate tabele.

Alingment – alatke za poravnjanje teksta u ćelijama i tabelama. Obratite pažnju da za razliku od Microsoft Word-a imate i poravnjanje vertikalno kao što su top, middle i bottom u ćelijama. Čak možete podesiti i orjentaciju i odrediti u kojem smeru se kreće vaš tekst u ćeliji.

Number – alatke koje vam pomažu da pisanje brojeva formirate njihovim formatima poput datuma, procenata, valute itd.

Styles - alatke koje vam omogućavaju da na nivou cele tabele primenite čak gotove stilove, da se oprobate sa stilovima na nivou ćelije ili čak da koristite uvetno oblikovanje ćelija.

Cells – alatke koje vam omogućavaju da ubacite, obrišete i formatirate ćelije.

Editing – alatke koje vam omogućavaju da odradite kakulacije u tabeli poput sumiranja, da popunjavate automatski ćelije u raznim pravcima, odradite razna brisanja ćelija na raznim nivoima poput brisanja formata na podacima, odradite sortiranje ili pogledate filtriranje i alatke koje vam omogućavaju da pronađete i izmenite određene podatke u tabeli.

U ovoj lekciji mi vam za kraj ove lekcije nudimo zadatak da sami formatirate zamišljenu tabelu koju ste već kreirali, da vaša tabela izgleda isto kao na sledećoj slici.