MANUEL RADOVANOVIĆ : Efikasno upravljanje Microsoft Excel funkcijama i proračunima

Pretpostavljamo da ste već upoznati sa tim šta je Microsoft Excel i zašto se koristi; ukoliko niste; pogledajte ovde. Pretpostavljamo da znate da kreirate i formatirate jednostavnu tabelu; ukoliko niste sigurni; pogledajte ovde. Ukoliko nemate ni instaliran Microsoft Excel; pogledajte ovde; zatim pređite ove dve prethodne lekcije ovog izvanrednog Microsoft Excel tutorijala. I onda se vratite na ovu treću; jednu od najbitnijih lekcija u Microsoft Excel-u. Zašto najbitniju? I pored toga što je teško izdvojiti bilo šta što se tiče Microsoft Excel-a, pretpostavljamo da su Microsoft Excel ugrađene funkcije i proračuni koje kreirate najvažniji razlog zašto koristite Microsoft Excel. Međutim, efikasno upravljanje Microsoft Excel funkcijama i proračunima zahteva kombinaciju znanja, prakse i kreativnosti. Uvođenje ovih saveta u vašu svakodnevnu rutinu ne samo da će poboljšati vašu produktivnost, već će i olakšati rad sa podacima na novim i većim nivoima. Bez obzira da li ste početnik ili iskusni korisnik, u svakom momentu trebate biti svesni da Microsoft Excel, kao snažan alat za rad sa tabelarnim podacima, pruža neograničene mogućnosti za efikasno upravljanje funkcijama i proračunima. Ali i pored svih tih mogućnosti i ogromne pomoći koju vam Microsoft Excel nudi na raspolaganje, vaša kreativnost zavisi najviše od vas i vaše prakse i profesionalnosti kako želite da kreirate i predstavite vaše tabele. Vaši tabelarni podaci i proračuni u tabelama uvek moraju biti tačni i precizni. Greške po tom pitanju ne dolaze u obzir i nisu diskutabilne. Ali estetika u radu sa Microsoft Excel dokumentima zavisi isključivo od vas ili pravila kompanije za koju radite.

( Microsoft Excel ugrađene funkcije olakšavaju proračune )

Prvi korak prema efikasnom upravljanju Microsoft Excel-om je između ostalog i temeljno razumevanje osnovnih funkcija i formula. Ova naša treća lekcija, Microsoft Excel tutorijala će vam olakšati i pomoći da na najjednostavniji način ovladajte osnovama kao što su korišćenje funkcija SUM, AVERAGE, COUNT, COUNTA itd. kako biste mogli i znali brzo i precizno obrađivati podatke. Takođe ćemo koristiti proračune koje su nam neophodne i čije rezultate hoćemo da vidimo u tabeli; iako ti proračuni nisu deo Microsoft Excel funkcija. Ugrađene Microsoft Excel funkcije i proračuni koje ćete vi hteti da vaše tabele sadrže ili će to biti potreba vaše kompanije i poslovanja; često u praksi ide jedno sa drugim. Zato obavezno pratite i sami odradite sve što mi radimo u ovom izuzetnom tutorijalu. U njemu bez obzira na temu sa kojom se bavimo; uvek pružamo više od onoga što trebate u nekom momentu naučiti. Na primer, u prošloj lekciji nismo mogli samo u njoj; pokriti sve mogućnosti formatiranja koje Microsoft Excel nudi na raspolaganju. Međutim, već u ovoj lekciji nastavljamo dalje i sa učenjem formatiranja koja su vama trenutno potrebna. Na kraju celog tutorijala bićete toliko ispraksirani da kreirate radne sveske i radne listove kao profesionalci. U ovoj trećoj lekciji stavljamo akcenat na davanje naziva grupama podataka, kreiramo formule za izračunavanje različiti vrednosti, prikazujemo podatke sažeto; koji ispunjavaju određene uslove i koristimo matične formule nad nizovima. Možda vam ovo sve može izgledati previše komplikovano, ali kada to radite praktično; shvatićete koliko su te stvari jednostavne i korisne.

Kako da kopiramo formatiranu tabelu u novu radnu svesku?

Pretpostavimo da radite u nekoj privatnoj školi programiranja, gde imate 10 studenata, 5 predavača i 5 programskih jezika. Svaki student uči određen programski jezik, prelazi 3 testa i na osnovu proseka bodova se određuje da li je student završio svoj kurs. Vaš direktor škole hoće od vas sledeće stvari:

Spisak studenata, njihove email adrese, programske jezike koje su pohađali, broj bodova testova, prosek i odgovor na pitanje da li je određeni student završio kurs, tj. da li ima u proseku više od 80 bodova.

Spisak predavača, njihove emajl adrese, programske jezike koje predaju, broj učenika kojima su predavali, cene kurseva i koliko je koji predavač zaradio novca školi.

Bez obzira kakve proračune hoćete da kreirate; prvo treba da proverite da li postoje podaci ili tabela već kreirana u nekoj od prethodni radni sveski ili listova. Ili bar deo njih. Za ostale stvari trebate da se raspitate po školi i zvaničnoj veb prezentaciji iste. Ali definitivno, sve proračune trebate da odradite sami. Ukoliko se sećate, u prošloj lekciji smo kreirali tabelu sa studentima, njihovim emajlovima, kursevima i bodovima sva tri testa. Zato prvo hoćemo da kopiramo upravu tu tabelu koju ćemo samo nadograditi u našoj radnoj svesci. Ali isto tako hoćemo da kopiramo i sva formatiranja iste tabele. Znači, hoćemo da kopiramo formatiranu tabelu iz jednog Microsoft Excel dokumenta u naš novi Microsoft Excel dokument. Kako to da uradimo? Jednostavno, pokrenite Microsoft Excel, pronađite folder microsoft_excel_tutorial i otvorite 02. Correct Data Entry Into Tables.xlsx dokument. Nadam se da niste zaboravili lozinku jer je taj dokument zaštićen lozinkom. Kopirajte celu tabelu tako što ćete kliknuti na ćeliju B2, držite taster SHIFT i kliknite na ćeliju I13. I dok je tabela selektovana pritisnite tastere CTRL i C ili pritisnite dugme Copy u traci alatki. Kad ste izvršili kopiranje, nemojte zatvarati dokument. Nego samo nastavite, tako što ćete kliknuti na File, zatim New i na Blank workbook. Kliknite na B2 ćeliju u novom Microsoft Excel dokumentu i dok je B2 ćelija označena, kliknite na Paste padajući meni i izaberite dugme Keep Source Formatting i kliknite na njega. Rezultat će biti kao na sledećoj slici.

( Kopirana formatirana tabela studenata u novom dokumentu )

Ukoliko ste uspeli, snimite novi Microsoft Excel dokument i nazovite ga 03. Microsoft Excel Functions and Calculations. Sad možete zatvoriti Microsoft Excel dokument iz kojeg ste kopirali tabelu. Kad smo kod tabele studenata, raširite kolone da se nazivi i sadržaj kolona vide u potpunosti. Prema našim zadacima, ovu tabelu treba proširiti za podatke koje nedostaju; ali ne možemo proširivati tabelu u desno u nedogled jer želimo da tabela lepo izgleda i kad se odštampa. A to nekad znači i ponavljanje podataka. Za tu svrhu ćemo to minimizirati, tako što ćemo ponavljati jedino Student ID kolonu. Zato napravite sledeće kolone od ćelija F15 do H15:

Student ID | Average | Completed the Course

Prvu kolonu ispunite brojevima od 1 do 10. Uradite to na način da se posle unosa brojeva 1 i 2 ostale kolone automatski same ispune. To radite tako što selektujete prve dve ćelije držeći taster SHIFT i onda otpustite dugme, ali mišem u obliku + crnog krsta razvučete selekciju do ćelije F25. Selektovane ćelije se automatski ispuniti brojevima i sve će izgledati kao da ste u toj koloni otkucali brojeve od 1 do 10. Zatim u ćeliji G16 otkucajte znak dodeljivanja = i počnite da kucate aver. Ponudiće vam se da izaberete jednu od funkcija koje imaju slično ime. Kliknite na AVERAGE i dobićete otkucano sledeće:

=AVERAGE(

Ukoliko ste ovo dobili; skrolujte vaš radni list na više i kliknite na ćeliju G4 i na I4 da selekcija obuhvati sve tri ćelije testova od ćelije G4 do I4.

=AVERAGE(G4:I4

Ne morate ni zatvarati malu zagradu, samo kliknite na Enter i u ćeliji G16 dobićete rezultat 66, što je prosek od 68, 77 i 53; bodova prvog studenta. Ponovite istu radnju za drugog studenta, zatim na isti automatski način izvršite automatsko izračunavanje i popunjavanje ćelije na nivou cele kolone. S obzirom da su vam neki rezultati prikazani kao brojevi koji nisu celi, tj. sa pokretnim zarezom selektujte celu grupu brojeva koju predstavlja kolona Average. U traki sa alatkama, panel Number kliknite na Number Format ComboBox i kliknite na More Number Formats… . Zatim u Category ListBox kliknite na stavku Number, ali Decimal places podesite na 0 i kliknite OK. Sad će cela vaša kolona prepraviti rezultate da izgledaju kao celi brojevi bez pokretnog zareza i decimala. Ukoliko ste uspeli, pređite na sledeću kolonu i ćeliju H16. Otkucajte sledeću formulu:

=IF(G16>=80, "TRUE")

Ovo je naša formula koju smo mi kreirali i ona nam govori da ukoliko student ima prosek veći ili jednako 80 bodova onda nam ispiši TRUE – tačno. Znači student je prošao kurs. Ili u suprotnom automatski će se ispisati FALSE – netačno ukoliko uslov nije ispunjen. Ovo isto ponovite i sa drugim studentom, zatim prepustite automatskom popunjavanju cele kolone. Zatim ćemo proširiti našu tabelu sa dve ćelije. U ćeliji H26 otkucajte Count. Međutim u ćeliji I26, otkucajte sledeću formulu:

=COUNTA(

Zatim selektujte u koloni Completed the Course samo rezultate TRUE i pritisnite Enter. Dobićete rezultat 6. Kako da formatirate estetski tabelu i kako ona izgleda, pogledajte na sledećoj slici.

( Produžena tabela studenti koji izračunava prosek i određuje koji student je prošao kurs )

Sa svim ovim znanjem koje ste naučili u ovoj trećoj lekciji, lako možete da primenite na sledeći zadatak, specijalno osmišljen za vas i našu treću lekciju. Kreirajte tabelu predavača i odradite sve što je neophodno da sve izgleda kao na sledećoj slici. Sve potrebne podatke imate u tabeli, nemojte samo prepisati tabelu nego odradite formule. Na taj način ako promenite neki podatak i rezultat će se promeniti.